Conditions générales sur les séjours des missions

Règlement intérieur de l'Observatoire (X/X/2014)

Voir aussi : Critères d'attribution des missions : Le Comité des Programmes. Stages d'organismes

Règlement non contractuel valide jusqu'en octobre 2015

  1. Conditions d'accès au pic de Château Renard :

    1. Aucune connaissance préalable technique ou astronomique n'est demandée, mais un engagement moral oblige quant à la bonne tenue des locaux et du matériel de l'observatoire.

    2. L'observatoire peut recevoir chaque semaine :

      1. des groupes de personnes majeures, membres d'AstroQueyras, à jour de cotisation.

      2. des groupes (stages "auto-formés") de personnes majeures, non membres d'AstroQueyras (Ex: stagiaires étudiants, personnel d'entreprise, etc..., disposant d'un encadrement qualifié).

      3. Des visiteurs d'une nuit, hors cadre du présent règlement

        Seuls les groupes inscrits sont autorisés à séjourner dans l'observatoire et accéder aux instruments. Dans l’intérêt de l’association, il est possible de recevoir des personnes de façon exceptionnelle; AstroQueyras devant en être informé en tout état de cause.

    3. En tant que particulier, il est possible d'effectuer une demande en vue d'intégrer un groupe incomplet (un fichier de demande individuelle est disponible sur le site web de l'association). AstroQueyras fera alors son maximum pour y répondre. 

    4. Les animaux domestiques ne sont pas admis.

    5. Durée des séjours :

      1. La durée des séjours est de 6 à 8 nuits en fonction de la nature d'occupation des coupoles.
        La période est fixée par le CdP  "Comité des Programmes"  d' AstroQueyras:
             Arrivées : le samedi ou le dimanche, avant 15h (pour cause de sécurité)
             Départs : le samedi ou le dimanche, avant 11h (pour limiter les croisement de vehicules sur la piste d’accès à l'Observatoire)

        La soirée du samedi est commune aux groupes montants et descendants; la nuit du samedi étant toutefois réservée au groupe descendant

      2. La circulation automobile est interdite du coucher au lever du soleil

      3. L'adjonction d'invités déclarés est possible à la journée entre le dimanche avant 15h et le samedi 11h (soit entre 1 à 6 nuits d'hébergement)

      4. Les stages "auto-formés" (possédant leur propre encadrement) sont limités à une durée de 6 nuits, du dimanche avant 15h au samedi 11h.

      5. Périodes d'occupation (sur validation d' AstroQueyras):

        • Juillet, août et semaines de pleine Lune (définies par le CdP) :
          un seul groupe possible de 5 à 10 personnes, du samedi avant 15h au dimanche en huit 11h.
          Instrumentation: T62 + FFC.

        • Septembre à fin octobre :
          deux groupes possibles, de 5 à 10 personnes, indépendants ou non, .
          Occupation de 6 à 8 nuits, déterminée par le CdP (voir « Durée des séjours »).
          Instrumentation : (T50) ou (T62 + FFC)

        • Novembre à mi-juin :
          deux groupes possibles, indépendants ou non, de 5 à 20 personnes.
          Occupation de 6 à 8 jours, déterminées par le CdP (voir « Durée des séjours »).
          Instrumentation : (T50) ou (T62 + FFC)

        • Note : Le nombre maximum de personnes inclus d'office un chef de gro (cf § 7) et l'encadrement éventuel (animateurs).

        • Invités : Un groupe incomplet peut déclarer dans sa demande, des invités, dans la période "dimanche avant 15h au samedi 11h", sans toutefois dépasser le quota autorisé.

    6. Réservation :

      Une fois le groupe constitué, le responsable du groupe (ou responsable de mission) doit remplir une demande de séjour :

      1. Demande de groupe d'adhérents : incluant les coordonnées des "équipiers" et "invités" éventuels, les dates souhaitées et un court descriptif du but recherché.
        Le choix de l'instrumentation (coupoles), s'effectue au moment de la demande, mais peut être ajusté en dernier recours par le CdP (comité des programmes).

      2. Demande de stages "auto-formés" : incluant les coordonnées du responsable, le nombre de participants, les dates souhaitées et un court descriptif du but recherché.

      3. Les périodes de réservation font l'objet d'un accord avec AstroQueyras.

    7. Responsables de station et de mission :

      1. Le responsable de mission est le contact privilégié de l'ensemble des membres de son groupe, auprès du CdP et de la trésorerie (hors adhésions). Il se doit, avec son équipe, de se former au rôle associatif des membres d'AstroQueyras.
        Les responsables de missions éventuellement en présence se doivent de partager intelligemment l'intendance (lieu communs,cuisines, horaires d'utilisation...) et de respecter les lieux de séjours (chambres) qui leur sont affectés par le CdP.

      2. Un responsable agréé par AstroQueyras (ayant les capacités de chef de station), doit encadrer un groupe en mission. Il assiste, voire forme les membres du groupe.
        Un responsable agréé se doit d'assister le chef de station dans ses fonctions.
        Chef de station, responsable agréé et responsable de mission peuvent n'être qu'une seule et même personne si votre groupe est la seule mission présente à l'observatoire.

      3. Quelque soit le nombre de groupes (missions, visiteurs, stages, ...) présents à l'observatoire, le CdP désigne le « chef de station en titre », qui peut être l'un des responsables agréés des groupes présents. 

      4. Le chef de station en titre:

        • assure la sécurité du site, prend toutes les décisions de nature à éviter tous dommages, tant matériels que corporels. Il peut, notamment, selon les conditions météorologiques, limiter ou annuler des animations prévues, différer le retour d'un groupe, voire imposer un confinement à l’intérieur des locaux de l’observatoire. Son avis prédomine sur celui des autres responsables desautres responsables présents.

        • Le chef de station à la responsabilité logistique de la station  (contrôles de sécurité, gestion des stocks, maintien de la station en bon état de fonctionnement..).(Voir détails en annexe).

  2. Tarification (disponible sur le site web de l'association) :

    1. La tarification, ne comprend ni l'alimentation ni le transport jusqu'à la station.

    2. Tarif estival (mi-juin à fin octobre) :

      1. Forfait de base (du samedi avant "15h" au dimanche 11h en huit)
        Tarif étudiant ou chômeur (sur justificatifs)

      2. Forfait "deux groupes" déterminé par le CdP (voir Durée des séjours)

      3. Forfait journalier "invités"

      4. Forfait "stages"  (du dimanche avant "15h" au samedi 11h)

      5. Forfait étudiant ou chômeur (sur justificatifs)

      6. Le versement de la totalité du montant du séjour par le responsable du groupe ainsi que la régularisation des adhésions (sauf stages) pour l'année de la mission (fiche du formulaire d'adhésion complétée et chèque du montant correspondant) sont exigibles dans les 30 jours suivant la notification d'acceptation, ou huit jours avant la date de montée vers la station pour les demandes acceptées après la revue technique.

      7. Hors respect de ces règles, la demande pourra être réaffectée au profit d'un autre groupe.

    3. Tarif hivernal (novembre à mi-juin) :

      1. Adhérents : Aucun acompte n'est demandé, le prix de la mission est un forfait journalier par personne pour une durée du jour J à 12h au jour J+1 à 12h. Le règlement s'effectue après le séjour.

      Annulations :

      1. La cotisation à AstroQueyras n'est sujette à aucun remboursement.

      2. Une annulation ou modification de la composition d'un groupe doit être formulée par son responsable le plus tôt possible par courriel auprès du CdP d'AstroQueyras afin d'obtenir un nouvel accord (cf. contact CdP).
        Aucun remboursement individuel n'est accordé

      3. Une annulation avant la revue technique, n'entraîne aucune retenue.

      4. Une annulation après la revue technique ou abandon de dernière minute ne donne lieu à aucun remboursement, sauf si AstroQueyras trouve un groupe de remplacement.

      5. Les mauvaises conditions météorologiques ou les problèmes techniques survenant en cours de mission ne peuvent donner lieu à remboursement, même partiel

      6. Le non versement du séjours en temps et en heure, une modification tardive de la composition d'un groupe après acceptation du dossier, peuvent être des cas d'annulation de la part d'AstroQueyras.

      7. Un arrêt technique ou évacuation de la station du fait d'AstroQueyras n'entraîne aucune retenue ni dédommagement du groupe "utilisateur" durant la période définie (hors assurance en cours).

      8. L’association tentera de fournir un encadrement agréé aux groupes qui en feront la demande. En cas d'impossibilité, le séjour sera annulé.

    4. Assurances :

      1. Les membres de l'association bénéficient pendant leur séjour de la garantie de responsabilité civile d'AstroQueyras pour tous dommages corporels intervenant dans les locaux de l'Observatoire.

      2. Sont exclus les vols de bijoux, d'espèces, d'effet personnels, les matériels dégradés par le public ou volés dans les locaux et plus généralement tous les objets laissés à l'extérieur des locaux de l'Observatoire.

    5. Responsabilités :

      1. L'association AstroQueyras ne pourrait être tenue pour responsable d'accident ou d'incident corporel, matériel ou moral entraînant un préjudice, survenus à l'extérieur des locaux de l'Observatoire.
        Néanmoins l'association s'efforcera de rechercher et de proposer les solutions propres à surmonter les difficultés apparues. AstroQueyras ne saurait voir sa responsabilité se substituer à celle du groupe pour les frais engagés lors des solutions mises en place.

      2. L'association ne demande aucun certificat médical. Cependant l'altitude de 3000 m peut être déconseillée ou interdite à des personnes atteintes de différentes affections, particulièrement cardiaques ou respiratoires; il est prudent de se soumettre aux tests médicaux de base.

    6. Complément d'informations et recommandations :

      1.  L'été : l'accès par un chemin relativement carrossable est assez facile. Il faut toutefois savoir que l'écart de température diurne peut atteindre 18° et qu'une averse de neige peut rendre la descente avec un véhicule glissante voire impossible pendant plusieurs heures; les chaînes sont conseillées.
        - Lire "Le Guide pratique / Accès à l'observatoire" du site web de l'association.

      2. Les séjours hivernaux (hors période estivale fixée par le CA), imposent, de savoir marcher en raquettes, d'avoir un bon niveau de ski, d'être accompagné d'au moins une personne agrée ayant effectué un séjour hivernal, de disposer d'un téléphone portable disposant du numéro d'appel d'urgence montagne 112.

        L'accès peut être qualifié de peu difficile à très difficile en fonction des conditions météo et des capacités de chacun. Il est conseillé de se faire accompagner par à un guide, un moniteur de ski ou d'un guide de montagne. Prendre contact avec l'école de ski ou le syndicat d'initiative de St-Véran.

      3. Vie privée : L'observatoire est équipé d'un système de vidéosurveillance. Pour respecter la vie privée des usagers de la station, les caméras internes aux bâtiments ne fonctionnent que lors de l'absence de mission à l'observatoire. Les images ne sont enregistrées que si une alarme est détectée dans la station. Les caméras externes, sont principalement dédiées à la logistique et en particulier pour la diffusion d'images sur la page Météo de notre site web.

      4. Téléphone : La ligne est uniquement réservée aux communications de "service" ou à la réception de  communications personnelles après 12h. Il est vivement conseillé d'utiliser une carte France Télécom pour vos appels personnels

     Avec ces nécessaires mais amicales recommandations, AstroQueyras vous souhaite la bienvenue au sein de son observatoire.

    Révision du règlement de l’observatoire du xx/xx/xxxx

    Association loi de 1901 créée le 12/07/1989 - n°141.122.801 - Agrément Jeunesse et Education Populaire (2003-184-12).
    Siège social : Marie, 05350 St Véran - Siret 389 285 586 00019 - APE 913 E

    Le Comité des Programmes (CdP)

    Résumé du règlement intérieur : L'utilisation de la station est sous la responsabilité du comité des programmes composé de quatre membres d'AstroQueyras désignés par le conseil d'administration et son président. Le président a un rôle consultatif mais est garant du respect des décisions. Celles-ci doivent êtres prises à trois voix sur quatre pour être valables. Les décisions du CdP doivent, pour devenir exécutoires, recevoir un avis conforme du Conseil d'administration...

    Critères d'attribution des missions :

    Astroqueyras souhaitant faire profiter un maximum d’amateurs. Le CdP (Comité des Programmes) visera à optimiser au maximum l’occupation de la station.
    Les décisions d'attribution sont prises par le CdP en fonction du calendrier, de la charge des instruments et des principaux critères suivants :

    Planning d'occupation de la station
    Saison estivale : mi-juin à fin octobre.
    Saison hivernale : début novembre à mi-juin

    Missions membres d'AstroQueyras

    Les demandes estivales peuvent être effectuées dès janvier de l'année en cours.

    • Le planning estival est établi mi-mars après examen des demandes parvenues depuis janvier.

    • Les semaines restant libres sont traitées au fil de l'eau.

    Les demandes hivernales peuvent être effectuées dès début Avril.

    •  Le planning hivernal est mis à jour au plus tard (dates butoir) :
      - fin juillet pour les missions de début novembre à fin février
      - fin novembre pour les missions de début mars à mi-juin.

    • Les semaines restant libres entre ces dates butoir, sont traitées au fil de l'eau.

    Stages d'organismes (non membres d'AstroQueyras)
    (en fonction des semaines disponibles du planning).

    Une période libre entre les dates butoir et deux semaines avant une date donnée, sera considérée comme disponible pour Saint-Véran Culture et Développement S.V.C.D.

    Le planning du CdP, validé par le CA, ne peut être remis en cause par les utilisateurs.  Aucune priorité ne sera accordée.

    Notes :

    • Les missions hivernales sont plutôt réservées aux membres ayant déjà participé à au moins une mission estivale et accompagnées d'un responsable de station agréé "hiver" connaissant parfaitement le fonctionnement de l'observatoire.

    • L'appel à un encadrement agréé n'est ni garanti, ni nécessairement un acte bénévole. Il conviendra, le moment venu, de négocier avec la personne en question ses frais de déplacement et de lui assurer le "gîte et le couvert".
      Il est vivement conseillé aux "missionnaires" de se former à leur rôle associatif le durant leur séjour, afin d'éviter des déboires futurs. (voir §A7)

    • Le partage convivial de la station, intendance comprise, devra faire partie d'une éventualité que vous vous devrez d'accepter, toujours dans l'esprit associatif qui est le notre... dans la joie et la bonne humeur, donc.

    • En tant qu'individuel intégré dans un groupe incomplet, le sujet de la mission est, par principe, celui de la mission d'accueil.

    Avec ces nécessaires mais amicales recommandations, AstroQueyras vous souhaite la bienvenue au sein de l'observatoire.

    Le Comité des programmes 2015

    Manuela Rimbault Membre du CA (chef de station agréé hiver)
    Tiphaine Barbay Secretaire du CA (chef de station agréé)
    Régis Paret Responsable de la commission Equipements spécialisés - membre du CA - (chef de station agréé)
    Richard Monnerot Responsable administratif du CdP - membre du CA
    Jean-Chritophe Le Floch Président d'AstroQueyras - consultant

    Annexe :

    Rôle du chef de station :

    Sécurité:
    1 - informer son groupe de la procédure “orage” et organiser une équipe active sur le sujet (qui fait quoi).
    2 - Déclencher si besoin la procédure orage en relation avec le chef de station
    3 - Tester le fonctionnement des capteurs “alarme incendie,fumée, etc.

    Maintien de la station en bon état de fonctionnement.
    4 - Informer son groupe sur la limitation de consommation d’eau “courante”
    5 - Assurer le renouvellement et la permutation des bouteilles de gaz.
    6 - Tester et entretenir le groupe électrogène
    7 - Assurer si besoin le pompage de l‘eau
    8 - Signaler tout manquement majeur du stock (réserves de gaz, réserve de fuel; bouteilles d’eau,...)
    9- Signaler tout dommage matériel et toute panne au plus vite à (AQ SVCD GIP?).
    10 - Tenir à jour le forum “Cahier de station/mission” (problèmes rencontrés et solutions apportées).

    Bilan :
    11 - Rédiger la fiche de station en relation avec le chef de station
    12 - Ménage de zones occupées par le groupe au départ de la station.
    13 - Faire l’inventaire détaillé de l’armoire à provisions pour l’hiver (dernière semaine de septembre), en collaboration avec le CdP et SVCD afin de prévoir le renouvellement du stock.

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